Bilindiği gibi Linux Kullanıcıları Derneği (LKD), İnternet Teknolojileri Derneği (INETD) ile işbirliği içinde her sene yaz aylarında, herkesin katılımına açık olan 15 günlük Linux yaz kampı düzenlemekte. Bu yaz kampına katılım için katılımcılardan herhangi bir ücret alınmıyor. Sadece katılımcıların kendi yol/konaklama/yemek masraflarını karşılamaları gerekiyor. KYK ve üniversite yurtlarında uygun fiyatlı konaklama imkanı sunuluyor. Bu sene, yani 2015 yılında bu kampın 6.sı düzenleniyor. Son 4 yıldır ise Linux Yaz Kampı, Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi’nde üniversitenin de desteği ile düzenleniyor. Geçtiğimiz 5-6 yıldır her sene artan başvuru sayıları bu organizasyonun başarısının bir göstergesi. Ben son birkaç yıldır aktif olarak bu organizasyona destek olamasam da e-posta grubunu elimden geldiğince takip ediyorum. Bu yazıya başlarken bu kadar popüler olan bir organizasyonun perde arkasında neler olduğu ve gönüllü dernek üyelerinin bu etkinliği gerçekleştirebilmek adına nelerle özenle ilgilendiği konusunda herkesin fikri olsun istedim. Şimdi detaylar…
Öncelikle başvurular alınmaya başlamadan önce yapılması gerekenleri sayarak başlayacağım. Kamp tarihinin belirlenmesi (Ramazan Ayı ve Bayramı ile çakışmamasına özen gösteriliyor.), üniversite ve yurt müdürlükleri ile iletişime geçilip belirlenen tarihlerde dersliklerin ve yurtların müsait olduğunun netleştirilmesi, gönüllü eğitmenler ile iletişime geçilip belirlenen tarihlerde kampa katılıp katılamayacakları ve hangi dersleri/sınıfları açabileceklerinin belirlenmesi, web sitesinin güncellenip kayıt almaya hazır hale getirilmesi, sponsor dosyasının hazırlanıp çeşitli firmalara sponsorluk teklifinde bulunulmak üzere gönderilmesi, kampta dağıtılacak promosyon malzemelerinin ve katılımcılara yol gösterecek afişlerin belirlenmesi, hazırlanması. Özetle, daha ortada görünen hiçbir şey yokken hummalı bir çalışma başlıyor.
Başvurular başladığında tüm kayıtlar veritabanında depolanıyor. Başvuranlar arasında üniversite öğrencilerinden, çok çeşitli kurum ve şirketlerde çalışanlara kadar farklı yaş ve hatta meslek gruplarından kişiler oluyor. 2015 yılındaki toplam başvuru sayısı 775. Sınıflar ve eğitmenlerin üst limiti belirlediği toplam kontenjan ise 300 kişi civarı. Dernek olarak stratejik görevlerdeki kişilerin eğitiminin daha önemli olduğunu düşündüğümüz için başvurularda öncelik görevlendirme alan kamu ve üniversite bilgi işlem personellerine veriliyor. Ancak daha önce de belirttiğim gibi kampa katılım herkese açık ve başvurular kapandıktan sonra kontenjan elverdiğince homojen bir seçim yapılıyor. Bu seçimler yapılırken daha önce INETD ya da LKD’nin benzer etkinliklerinde çeşitli sebeplerle kara listeye alınmış kişilerin de elenmesi gerekiyor. Seçim sürecinde yeterince hızlı olunamazsa gecikmeler yaşanabiliyor. Bu sene de gönüllü arkadaşlarımızın yoğunluğu sebebiyle sonuçları açıklamakta biraz geciktik.
Başvuranlar arasından elimizden geldiğince adil ve homojen bir seçim yaptıktan sonra kampa katılmaya hak kazananların bir listesi yayınlanıyor. Bu kişiler ile iletişime geçilerek kesin kayıtları yapılıyor ve bundan sonra yapmaları gerekenler açıklanıyor. Bunun yanı sıra bir yedek liste, bir de reddedilenler listesi oluyor. Tabii ki tüm bu kişilerle de iletişime geçilip durumdan haberdar ediliyor. Bu sırada üniversite ve KYK yurtları ile iletişim sürdürülerek kaç kadın kaç erkek katılımcı olduğu bilgisi veriliyor ki hem yaz okulu ya da staj sebebiyle yurtta kalmak isteyen öğrencilerin kontenjanlarını işgal etmeyelim, hem de Linux Yaz Kampı katılımcıları açıkta kalmasın. Bir yandan da eğitmenlerin geliş – gidiş tarihleri ve konaklama imkanları netleştiriliyor.
Eğitimlere kabul edilen kişilerden aynı sınıfta ders göreceklerin bilgi düzeylerinin birbirine yakın olmasına gayret ediliyor. Yoksa sınıftaki hiç kimse memnun kalmıyor, ders ya çok hızlı geliyor ya da çok sıkıcı. Bunun önüne geçmek için birkaç sene önce eğitimlere başlamadan bir seviye belirleme sınavı yapılmasına karar verilmişti. Bir yandan eğitmenler ve organizatörler bu sınavları hazırlamak için çalışıyorlar. Geçtiğimiz senelerde eğitimlerin başlamasına çok az bir süre kalmasına rağmen onaylanmış katılımcılardan kampın nerede yapılacağı, eğitim için ücret ödenip ödenmeyeceği, dersler başladıktan birkaç gün sonra kampa gelip gelemeyecekleri gibi, kamp web sitesinde üzerine basa basa belirttiğimiz soruları içeren e-postalar yağıyordu. Birçok kişiye garip ya da saçma gelmiş olabilir ancak bu sorunun üstesinden gelmek için kampa katılmak isteyenlere bu soruların yanıtlarını içeren ufak bir test yaptık. Açıkçası işe yaramış görünüyor. 2015 yılında kampın başlamasından hemen öncesine kadar alınan ve gönderilen e-posta sayısı 2500’ü geçmişti. Buraya kadar işlerin karışık olduğunu düşünüyorsanız gelin bir de bu noktadan sonra neler olduğuna bakalım.
Yaz kampının başlamasına 2 gün yani tam 48 saat kalmasına rağmen, çeşitli sebeplerle kampa katılamayacağını belirten katılımcılardan e-postalar yağıyor. Son anda çıkan acil işler, devam etmekte olan stajlar, kimi zaman da belirtilmeyen sebeplerle iptal e-postaları yağmaya devam ediyor. Elbette, insanlık hali, gerçekten ters giden ve önceden öngörülemeyen şeyler, seyahat engeli oluşturabilecek çeşitli sağlık sorunları olabilir. Ancak son anda yağmaya başlayan iptal e-postalarının hepsine bu gözle bakabilmemiz ve anlayışla kabul etmemiz mümkün değil. O yüzden kamp web sitesinin Sık Sorulan Sorular bölümünde belirttiğimiz gibi kampa kesin kayıt yapıldıktan sonra başvurusunu iptal edenler LKD ve INETD’nin kara listesine alınıyor. Kara listeye alınanlar gelecekte bu iki derneğin düzenlediği herhangi bir kontenjanlı etkinliğe kabul edilmiyor. Kişileri kara listeye alırken iptal e-postasını gönderen kişinin iyi niyetine ve samimiyetine güvenerek, önceden tahmin edilemeyen önemli sorunlar yaşadığını belirten katılımcıları hariç tutuyoruz. Bunu anlamak çoğu zaman birkaç kez karşılıklı yazışmayı gerektiriyor. Bu konuda da herkese eşit davranmaya özen gösteriyoruz. Elbette iptal eden katılımcıların yerlerinin doldurulması gerekiyor. Bu noktada yedek listeler devreye giriyor ancak kampın başlamasına 1-2 gün kala yedek listedeki insanlara haber vermek pek hoş olmadığı gibi, pek verimli de olmuyor. Yine son ana kadar katılımcılardan gelen çok çeşitli sorular ve örneğin konaklama şeklinin değiştirilmesi gibi çözülmesi gereken sorunlar oluyor. Tüm bunların sonucunda son ana kadar yurt listelerinin ve katılımcı sayılarının güncellenmesi gerekiyor. Bütün bu sürecin üzerine kayıt yaptırıp haber vermeden kampa gelmeyenler ya da kampa gelip sonra kaçanlar da oluyor. Eh biz de anaokulu öğretmeni değiliz tabii kocaman insanları kulağından tutup getirelim ya da köşede tek ayak üstünde durma cezası verelim. Elimizden geldiğince adil ve herkese faydalı olacak bir organizasyon yapmaya çalışıyoruz ama elimizde olmayan şeyler de oluyor. Örneğin bu sene yukarıdan gelen bir emirle kampın son haftası KYK kadın yurtlarını boşaltmak zorunda kaldık. Şehirle üniversitenin ulaşımı ise belediyedeki koşullar değiştiğinden istediğimiz gibi sağlanamadı.
Sonuç olarak, bu kampın organizasyonunda perde arkasında yaşananları olabildiğince kısa şekilde anlatmaya çalıştım. Yazıyı daha da uzatıp okunabilirliğini azaltmamak adına bahsedemediğim şeyler de var, onlar da başka bir yazıya kalsın. Elbette bizler de insan olduğumuzdan hatalarımız da oluyordur. Ancak yukarıda anlattığım bütün hazırlık sürecinin ve kamp sırasındaki eğitim sürecinin tamamının gönüllülük esasına dayandığını bir kez daha belirtmem gerekir. Bu süreçlere katkı veren herkes kendi profesyonel işlerinde çalışmaktadır. Organizasyonla ilgilenen ya da kampa eğitmen olarak katılan herkes bu kamp için zaman yaratmakta, işlerinden izin alarak (kimi zaman alabildikleri kadar ya da uzaktan çalışarak), herhangi bir ücret almadan, kampa katılmakta ve katkıda bulunmaktadırlar. Kampın eğitmenlerin yol-konaklama ücretleri, sınıflarda kullanılacak olan elektrik kabloları, projeksiyon cihazları, perdeler gibi giderleri ise LKD, INETD, Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi ve bulabilirsek sponsorlar tarafından karşılanmaktadır.
Tüm bu süreç sosyal bir deney olsaydı herhalde pek çok insanın kendilerine ücretsiz olarak sunulan imkanları ciddiye almayışlarının güzel bir kanıtı olurdu. Oysa insanlar böyle bir etkinlik için para ödeselerdi son dakika iptalleri ya da şartları okumadan kayıt formunu dolduranlar yine bu kadar çok olur muydu? Ama bu kez de derneğin misyonuna ters olan bir etkinlik olurdu. LKD’nin tüm etkinlikleri herkese açık ve ücretsizdir. Çünkü özgür yazılım herkesçe erişilebilir olmalı, özgür yazılım ve Linux’u olabildiğince fazla kişiye anlatabilmeliyiz. Parası olanlara değil, gerçekten istekli olanlara ulaşabilmeliyiz. İşte yukarıdaki bu uzun yazı sadece bu amaç doğrultusunda verilmiş emeklerin çok kısa bir özetidir. Bu organizasyonda emeği geçen herkese teşekkürler, iyi ki varsınız.
2012 yılında “Wiki Anıtları Sever” (Wiki Loves Monuments) fotoğraf yarışmasından söz eden bir 
